Положение о Координационном совете Евразийской сети людей, употребляющих наркотики
(в редакции принятой и одобренной КС ЕСЛУН 8 июля 2016 года)
1. Общие положения
1.1 Координационный совет Евразийской сети людей, употребляющих наркотики (КС ЕСЛУН) представляет интересы всех членов сети, и является выборным органом.
1.2 Члены КС – люди, которые в наибольшей степени могут представлять сообщество ЛУН своей страны и стран после национальных консультаций с ЛУН, из стран, не представленных в КС, так как находятся в контакте с инициативными группами и активистами, и активно участвуют в адвокационных и мобилизационных процессах.
1.3 Члены КС координируют формирование единой позиции ЕСЛУН по вопросам, касающимся защиты прав людей, употребляющих наркотики, в регионе ВЕЦА, и стремятся сделать эту позицию максимально отражающей интересы всех членов сети.
1.4 КС является органом, который принимает участие в детализации стратегического плана и принимает документы, в том числе и полученные в результате перевода стратегического плана в рабочий. Разбирает конфликты интересов (кроме конфликтов интересов членов КС). Участвует в формировании повестки дня очных и заочных встреч членов ЕСЛУН.
1.5 Основное назначение Координационного совета ЕСЛУН - контролировать соответствие деятельности сети ее миссии и стратегическому плану. При необходимости КС ЕСЛУН может также решать спорные вопросы.
1.6 Члены КС осуществляют свою деятельность в КС на безвозмездной основе, за исключением случаев командировок в качестве представителя ЕСЛУН, когда они могут получать компенсацию стоимости билетов, проживания и суточные. Члены КС могут выступать привлеченными экспертами от ЕСЛУН в рамках сотрудничества с другими организациями, в том числе за вознаграждение от других организаций, если это не создает конфликта интересов.
1.7 Коммуникация между членами КС проводится виртуально, личные встречи проводятся не чаще раза в год при наличии финансирования.
2. Задачи Координационного совета ЕСЛУН
2.1 Контролировать исполнение стратегического плана ЕСЛУН, при необходимости корректировать стратегию деятельности сети в соответствии с ситуацией в регионе и в конкретных странах, и с учетом потребностей членов сети.
2.2 Контролировать работу секретариата, своевременное формирование и исполнение операционных планов, подготовку отчетности. В случае, если секретариат сети не справляется со своими задачами, то вопрос выносится на рассмотрение КС ЕСЛУН.
2.3 Инициировать и координировать разработку новых направлений деятельности ЕСЛУН, привлекать партнёров, создавать коалиции, заключать меморандумы и соглашения.
2.4 Контролировать целевое использование бюджетов ЕСЛУН, следить за тем, чтобы разработка заявок велась в соответствии со стратегическими целями ЕСЛУН. Заявки на финансирование и отчетность разрабатываются секретариатом, и утверждаются КС.
3. Состав и структура Координационного совета ЕСЛУН
3.1. КС формируется из числа действительных членов ЕСЛУН сроком на 2 года и состоит из 9 человек, которые избираются в соответствии с процедурой выборов, которая описана в разделе 4 настоящего положения.
3.2. В Координационный совет не может входить более одного представителя из одной страны, за исключением ситуации, описанной в пункте 4.4.4 данного положения. Все члены КС, независимо от своей страновой принадлежности, представляют интересы сообщества ЛУН всего региона ВЕЦА, проводя консультации как в странах не представленных в КС, так и в странах, не представленных в ЕСЛУН. Все члены КС имеют равноценные голоса при голосованиях и обсуждениях независимо от своей страновой принадлежности.
3.3. Максимальный срок пребывания в Координационном совете – 4 года, что означает, что каждый член КС может переизбираться не более одного раза. После перерыва в два года, член КС может переизбраться снова, но не более чем на два срока подряд.
3.4 Координационный совет может выбрать Председателя, если сочтет нужным и определить его функции. Председатель КС обладает теми же правами, что и остальные члены КС.
3.5 КС может выбрать секретаря либо использовать в своей работе секретаря ЕСЛУН. В функции секретаря КС входит:
• техническая поддержка скайп-конференций
• коммуникация между КС и секретариатом ЕСЛУН
• формирование повестки скайп-конференций на основе предложений от членов КС и сети.
• составление и публикация протоколов скайп-конференций КС.
• секретарь в КС ЕСЛУН участвует в скайп-конференциях без права голоса.
3.6 Каждый член КС может досрочно прекратить свое представительство в КС ЕСЛУН, путем личного заявления о выходе из КС ЕСЛУН. КС также оставляет за собой право голосовать о досрочном прекращении членства в КС, в случае, если член КС не выполняет свои функции (раздел 5 настоящего Положения) в течение трех месяцев. В случае освобождения одного из мест в КС, его занимает следующий по списку набравший большинство голосов, с учетом пунктов 3.2 и 3.3 этого положения.
3.7 В случае если член КС не согласен с решением прекращении его членства в КС ЕСЛУН, он может обратиться в Попечительский совет ЕСЛУН для разрешения этой ситуации.
4. Процедура проведения выборов в Координационный совет ЕСЛУН
4.1 Координационный совет ЕСЛУН избирается путем электронного голосования, в котором могут участвовать все действительные члены сети, вступившие в ЕСЛУН не позднее чем за месяц до начала объявления выборов. Электронное голосование считается состоявшимся, при если в голосовании примут участие не менее 1/3 действительных членов сети.
4.2 Для проведения процедуры выборов формируется наблюдательная комиссия (НК), которая контролирует соблюдение процедуры выборов. В НК входят три человека, являющихся членами Попечительского совета ЕСЛУН и два человека из действующего КС ЕСЛУН. Состав группы определяется Координационным советом, действующим на момент объявления выборов. По результатам выборов НК утверждает и подписывает протокол, подтверждающий легитимность проведения выборов. При необходимости Наблюдательная комиссия проверяет правильность подсчета голосов, имеет право запрашивать любые документы, касающиеся выборов, решает спорные вопросы.
4.3 Техническое сопровождение выборов осуществляет секретариат ЕСЛУН. В функции секретариата входит: информационное сопровождение выборов, сбор и своевременная публикация заявок, контроль процедуры голосования, подсчет голосов, организация работы НК, публикация результатов выборов.
4.4 Выборы проводятся согласно следующей процедуре:
4.4.1 Объявление о выборах в КС ЕСЛУН публикуется на информационных ресурсах сети (рассылка, сайт, группы в социальных сетях) со ссылкой на настоящее Положение. Кроме ссылки на Положение о КС, объявление о выборах содержит информацию о сроках начала и окончания подачи заявок, о сроках проведения голосования, перечень необходимых документов, которые должны представить кандидаты в КС, а также, предложение всем действительным членам ЕСЛУН выдвинуть собственную кандидатуру в КС.
4.4.2 Каждый действительный член ЕСЛУН, вступивший в сеть не позднее чем за месяц до объявления процедуры выборов, может выдвинуть свою кандидатуру в Координационный совет. Для этого необходимо направить мотивационное письмо и резюме (CV) на утвержденный КС ЕСЛУН адрес для сбора заявок. Все документы публикуются на веб-сайте ЕСЛУН и распространяются через рассылку. Избиратели могут ознакомиться с документами в специальном разделе сайта или в рассылке сети.
4.4.3 После ознакомления действительных членов сети с мотивационными письмами и резюме кандидатов проводится электронное голосование. Каждый член сети, независимо от страновой принадлежности, может отдать свой голос за трех разных кандидатов. Кандидаты, выставившие свои кандидатуры, также могут голосовать за других кандидатов, но не могут голосовать за себя. Избрание в члены КС осуществляется путем подсчета голосов, простым большинством, но с учетом страновой принадлежности (в состав Координационного Совета не может входить более одного представителя одной страны). Для вхождения в КС необходимо не менее 10 голосов избирателей.
4.4.4 В случае, если нет возможности соблюсти пункт 4.4.3 – то есть нет кандидатов, преодолевших барьер в 10 голосов, и представляющих страну, которая еще не представлена в КС, место получает кандидат, набравший наибольшее число голосов, из страны, которая уже представлена. В таком случае допускается присутствие в КС не более двух представителей одной страны.
4.4.5 В случае, если два или более кандидата набрали одинаковое количество голосов предпочтение отдается кандидату, от чьей страны еще нет представителя в КС. В случае если вопрос остается нерешенным, он выносится на рассмотрение НК.
4.4.6 Информация о новом составе КС публикуется на веб-сайте ЕСЛУН не позднее чем через 7 дней после завершения процедуры выборов, вместе с протоколом НК, подтверждающим соответствие выборов процедуре, описанной в настоящем положении.
5. Функции членов Координационного совета
5.1 Контролировать расходование средств бюджета ЕСЛУН, через утверждение бюджетов сети, изменений в них, запрос финансовых отчетов.
5.2 Контролировать соответствие позиционных документов ЕСЛУН интересам всех членов сети, через участие в разработке этих документов, комментарии, коммуникацию в локальных национальных сетевых рассылках и сообществах. Утверждать и вносить изменения в стратегические и операционные планы сети.
5.3 Представлять в КС интересы сообщества потребителей наркотиков и клиентов программ заместительной терапии, для чего иметь с ними регулярный контакт через инициативные группы, страновые сети снижения вреда и самоорганизаций сообществ.
5.4 Утверждать штат сотрудников секретариата и их функционал на основании рекомендаций специалиста по организационному развитию.
5.4 При необходимости "с открытым лицом" участвовать в международных, региональных и других соответствующих мероприятиях, а также информационных и адвокационных кампаниях.
5.5 Утверждать процедуру отбора членов сети для участия в международных поездках, и утверждать кандидатуры представителей.
5.5 Регулярно (не реже одного раза в 6 месяцев) проводить мониторинг деятельности секретариата, на предмет соответствия стратегическим целям ЕСЛУН. Для этого проводить ревизию проектной отчетности. Утверждать все отчеты, представляемые донорам.
5.6 Решать спорные вопросы, которые может вынести на обсуждение любой член сети, секретариат сети.
5.7 Регулярно, не реже одного раза в два дня, проверять электронную почту и своевременно реагировать на запросы.
5.8 Скайп-конференции КС ЕСЛУН:
• Регулярные скайпы КС ЕСЛУН проводятся не реже одного раза в месяц
• Фасилитировать скайп-конференцию может любой член КС по выбору КС
• Секретарь ЕСЛУН готовит повестку дня предстоящего скайпа и публикует ее в рассылке сети ЕСЛУН не менее чем за неделю до предстоящей конференции.
• Секретарь ЕСЛУН участвует в скайп-конференциях КС ЕСЛУН без права голоса, и по итогам конференции публикует протокол в рассылке ЕСЛУН.
• Любой член сети имеет право участвовать в заседаниях КС ЕСЛУН без права голоса при голосовании, но с возможностью участвовать в обсуждениях.
• Любой член сети может предлагать вопросы для обсуждения в КС ЕСЛУН.
5.9 Соблюдать этику и нормы общения, связанные с общей рассылкой ЕСЛУН и рассылкой КС.
6. Механизм принятия решений в КС
6.1 Решения КС принимаются простым большинством путем онлайн-голосования при наличии кворума (50%+ 1) в рассылке КС Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. на скайп-конференциях или при голосовании всех членов КС при очных встречах.
6.2 В ситуации, когда решение необходимо принять срочно, но нет кворума, оно принимается большинством голосов присутствующих членов КС с последующим уведомлением остальных.
6.3 Решения по распределению финансирования внутри сети (конкурсы микро грантов, экспертные позиции и пр.) принимаются экспертной комиссией в составе которой может быть не более 30% членов КС.
7. Конфликт интересов
7.1 Члены КС ЕСЛУН, которые одновременно являются сотрудниками иных организаций, обязаны действовать вне зависимости от целей и задач этих организации, в интересах ЕСЛУН. Если в процессе принятия решения по тому или иному вопросу возникает конфликт интересов, они обязаны заявить об этом координационному совету, и не имеют права участвовать в принятии решений по данному вопросу.
7.2 Если член КС ЕСЛУН лично заинтересован в определенном контракте между ЕСЛУН и другой организацией (например, являясь ее сотрудником или консультантом), он обязан как можно раньше и в полной мере раскрыть характер и степень своей заинтересованности. В этом случае он также исключается из процесса принятия решения по данному вопросу.
7.3 Член КС не может одновременно быть членом Секретариата. Члены КС могут получают финансирование из бюджетов сети (микро-гранты, гонорары за экспертные оценки, краткосрочные контракты и прочие активности не входящие в функции КС), на общих основаниях, если были выбраны в результате открытого конкурса.
8. Изменения к «Положению о Координационном совете»
8.1 Изменения в настоящее положение могут вноситься не чаще, чем один раз в шесть месяцев, решением КС ЕСЛУН, (КС может инициировать изменения в данное положение, а принимается решение об утверждении изменений общим собранием членов Сети при голосовании простым большинством голосов) при наличии кворума.